Công chứng là việc công chứng viên chứng nhận tính xác thực, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch khác (sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch) bằng văn bản mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.
Di chúc có thể được lập bằng hình thức miệng hoặc văn bản có công chứng, chứng thực của cơ quan có thẩm quyền.
Lập di chúc bằng văn bản, có công chứng hoặc chứng thực.
Di chúc được lập thành văn bản, theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 652 và Điều 653 BLDS, di chúc hợp pháp phải bao gồm các nội dung sau:
- Ngày tháng năm lập di chúc;
- Thông tin cá nhân (họ tên, nơi cư trú,…) của cá nhân lập di chúc và cá nhân/tổ chức được hưởng di sản;
- Di sản để lại và nơi có di sản;
- Chỉ định các nghĩa vụ và người thực hiện nghĩa vụ nếu có.
- Nội dung di chúc không trái pháp luật, đạo đức xã hội; hình thức di chúc không trái quy định của pháp luật.
Người lập di chúc có thể yêu cầu công chứng hoặc chứng thực bản di chúc.Thủ tục lập di chúc tại cơ quan công chứng hoặc UBND xã, phường, thị trấn hoặc các tổ chức hành nghề công chứng.
1. Tại UBND xã, phường, thị trấn:
a. Trình tự công chứng bao gồm các bước sau:
- Người lập di chúc tuyên bố nội dung của di chúc trước người có thẩm quyền chứng thực của Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn để công chứng viên hoặc người có thẩm quyền chứng thực ghi chép lại nội dung mà người lập di chúc đã tuyên bố;
- Người lập di chúc ký hoặc điểm chỉ vào bản di chúc sau khi xác nhận bản di chúc đã được ghi chép chính xác và thể hiện đúng ý chí của mình.
- Người có thẩm quyền chứng thực của Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn ký vào bản di chúc;
Trong trường hợp người lập di chúc không đọc được hoặc không nghe được bản di chúc, không ký hoặc không điểm chỉ được thì phải nhờ người làm chứng và người này phải ký xác nhận trước mặt người có thẩm quyền chứng thực của Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn. Công chứng viên, người có thẩm quyền chứng thực của Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn chứng nhận bản di chúc trước mặt người lập di chúc và người làm chứng.
b. Thủ tục công chứng di chúc
* Các giấy tờ hồ sơ gồm
- Phiếu yêu cầu công chứng;
- Bản sao giấy tờ tùy thân của người lập di chúc;
- Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, giấy chứng nhận quyền sử dụng hoặc bản sao giấy tờ thay thế nếu di chúc có liên quan tới tài sản phải đăng kí quyền sở hữu hoặc QSD đất. Nếu tính mạng của người lập di chúc đang bị đe dọa thì không cần đưa tài liệu, nhưng phải ghi nhận rõ điều này trong văn bản công chứng.
- Dự thảo di chúc (trường hợp tự soạn thảo)
- Bản sao giấy tờ khác có liên quan đến hợp đồng, giao dịch mà pháp luật quy định phải có. Bản sao nêu trên là bản chụp, bản in, bản đánh máy hoặc bản đánh máy vi tính nhưng phải có nội dung đầy đủ, chính xác như bản chính và không phải có chứng thực. Khi nộp bản sao thì phải xuất trình bản chính để đối chiếu.
2. Tại tổ chức hành nghề công chứng
- Người lập di chúc phải tự mình đến Tổ chức hành nghề công chứng để yêu cầu công chứng di chúc; không ủy quyền cho người khác yêu cầu công chứng di chúc;
- Trường hợp công chứng viên nghi ngờ người lập di chúc bị bệnh tâm thần hoặc mắc bệnh khác mà không thể nhận thức và làm chủ được hành vi của mình hoặc có căn cứ cho rằng việc lập di chúc có dấu hiệu bị lừa dối, đe dọa hoặc cưỡng ép thì công chứng viên từ chối công chứng di chúc đó hoặc theo đề nghị của người lập di chúc tiến hành xác minh hoặc yêu cầu giám định.
- Trong trường hợp tính mạng người lập di chúc bị đe doạ thì người yêu cầu công chứng không phải xuất trình đầy đủ một trong các loại giấy tờ sau nhưng phải ghi rõ trong văn bản công chứng:
+ Bản sao Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu; bản sao giấy tờ chứng minh thẩm quyền của người đại diện (nếu là tổ chức được nhận di sản);
+ Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng, trong trường hợp di chúc liên quan đến tài sản đó;
+ Bản sao giấy tờ khác có liên quan đến hợp đồng, giao dịch mà pháp luật quy định phải có.
- Di chúc đã được công chứng nhưng sau đó người lập di chúc muốn sửa đổi, bổ sung, thay thế, huỷ bỏ một phần hoặc toàn bộ di chúc thì có thể yêu cầu bất kỳ công chứng viên nào công chứng việc sửa đổi, bổ sung, thay thế hoặc hủy bỏ đó. Trong trường hợp di chúc trước đó đang được lưu giữ tại một tổ chức hành nghề công chứng thì người lập di chúc phải thông báo cho tổ chức hành nghề công chứng đó biết việc sửa đổi, bổ sung, thay thế, hủy bỏ di chúc;
- Nhận kết quả tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của tổ chức hành nghề công chứng nơi nộp hồ sơ.
Thủ tục công chứng tại văn phòng Công chứng
- Người yêu cầu công chứng tập hợp đủ các giấy tờ theo hướng dẫn rồi nộp tại phòng tiếp nhận hồ sơ (Bản photo và bản gốc để đối chiếu); Hồ sơ photo có thể nộp trực tiếp, Gửi Fax, Email
- Bộ phận tiếp nhận hồ sơ sẽ kiểm tra hồ sơ đã nhận và các điều kiện công chứng, nếu thấy đủ điều kiện thì sẽ nhận hồ sơ, nếu thiếu sẽ yêu cầu bổ sung hoặc từ chối tiếp nhận nếu không đủ điều kiện công chứng theo Luật định.
- Ngay sau khi đã nhận đủ hồ sơ, bộ phận nghiệp vụ sẽ tiến hành soạn thảo hợp đồng giao dịch. Hợp đồng, giao dịch sau khi soạn thảo sẽ được chuyển sang bộ phận thẩm định nội dung, thẩm định kỹ thuật để rà soát lại, và chuyển cho các bên đọc lại.
- Các bên sau khi đã đọc lại, nếu không có yêu cầu chỉnh sửa gì sẽ ký/điểm chỉ vào từng trang của hợp đồng (theo hướng dẫn). Công chứng viên sẽ ký sau đó để chuyển sang bộ phận đóng dấu, lưu hồ sơ và trả hồ sơ.
- Người yêu cầu công chứng hoặc một trong các bên nộp lệ phí, thù lao công chứng, nhận các bản hợp đồng, giao dịch đã được công chứng tại Phòng trả hồ sơ.
Thủ tục công chứng tại trụ sở
- Gửi hồ sơ yêu cầu công chứng đến văn phòng công chứng
- Phiếu yêu cầu công chứng ngoài trụ sở (ghi rõ lý do, địa điểm, thời gian) để công chứng viên sắp xếp giải quyết
a, Cách thức thực hiện: Nộp hồ sơ tại tổ chức hành nghề công chứng, không ủy quyền cho người khác yêu cầu công chứng di chúc.
b, Thành phần hồ sơ:
- Phiếu yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch (Mẫu số 01/PYC);
- Dự thảo di chúc (trường hợp tự soạn thảo);
- Bản sao giấy tờ tuỳ thân;
- Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng, trong trường hợp di chúc liên quan đến tài sản đó;
Bản sao nêu trên là bản chụp, bản in, bản đánh máy hoặc bản đánh máy vi tính nhưng phải có nội dung đầy đủ, chính xác như bản chính và không phải có chứng thực. Khi nộp bản sao thì phải xuất trình bản chính để đối chiếu.
- Bản sao giấy tờ khác có liên quan đến hợp đồng, giao dịch mà pháp luật quy định phải có. Bản sao nêu trên là bản chụp, bản in, bản đánh máy hoặc bản đánh máy
vi tính nhưng phải có nội dung đầy đủ, chính xác như bản chính và không phải có chứng thực. Khi nộp bản sao thì phải xuất trình bản chính để đối chiếu.
c, Số lượng hồ sơ: 01 bộ
d, Thời hạn giải quyết: Không quá hai (02) ngày làm việc; đối với
giao dịch yêu cầu công chứng phức tạp thì thời hạn công chứng có thể kéo dài hơn nhưng không quá mười (10) ngày làm việc (Thời gian xác minh, giám định, niêm yết không tính vào thời hạn công chứng).
đ, Cơ quan có thẩm quyền quyết định: Tổ chức hành nghề công chứng
e, Cơ quan thực hiện thủ tục hành chính: Tổ chức hành nghề công chứng
f, Kết quả thực hiện thủ tục hành chính: Văn bản công chứng
